Erfolgsstory: ADS Grenzfriedensbund

Der Träger

Der ADS Grenzfriedensbund e.V. ist ein gemeinnütziger Träger aus Flensburg, der sich seit Jahrzehnten für den deutsch-dänischen Dialog und für soziale, kulturelle und pädagogische Angebote im Norden Schleswig-Holsteins engagiert. Neben dem Haus der Familie, vier Schullandheimen und drei Kinder- und Jugendtreffs betreibt der ADS auch 37 Kindertagesstätten – verteilt über die gesamte Region, von Flensburg über Bredstedt bis nach Föhr. In allen Kindertagesstätten gibt es ein Sprachprofil in Plattdeutsch, Dänisch oder Friesisch.

Christian Haack-Gutzeit arbeitet seit mehr als zehn Jahren mit Famly. Nach 26 Jahren als Erzieher und Kita-Leitung arbeitet er heute in der Verwaltung und ist der zentrale Famly-Ansprechpartner für alle Einrichtungen des Trägers. Er nimmt neue Leitungen mit an Bord, begleitet Schulungen und sorgt dafür, dass die Plattform nicht nur genutzt wird – sondern wirklich funktioniert.

Wie ADS zu Famly kam

Als der ADS Grenzfriedensbund wuchs – von rund 340 auf fast 700 Mitarbeitende – wurde es deutlich schwerer, den Überblick über alle Einrichtungen zu behalten.

Anwesenheiten wurden telefonisch gemeldet. Personalausfälle per E-Mail kommuniziert. Der Betreuungsschlüssel musste irgendwie eingehalten werden – aber ob er es wirklich war, und ob man es im Zweifelsfall belegen konnte, stand auf einem anderen Blatt.

Das Kindertagesstättengesetz in Schleswig-Holstein ist eindeutig: Das Personal, das die Geldgeber bezahlen, muss nachweislich anwesend sein. Krankmeldungen, Fortbildungen, Sicherheitsschulungen – alles, was Fachkräfte aus der direkten Betreuung herausholt – muss dokumentiert und im Zweifelsfall rückwirkend nachgewiesen werden können. Christian kannte diesen Druck aus eigener Erfahrung. Als Kita-Leitung hatte er hautnah erlebt, was es bedeutet, wenn Personal fehlt und auf Trägerebene niemand schnell genug reagieren kann.

Betriebsrat und Arbeitgeber wurden aktiv. Und irgendwann war klar: Es brauchte eine Lösung, die Informationen nicht mehr über Telefon und E-Mail fließen lässt, sondern übersichtlich, zentral, zuverlässig und jederzeit abrufbar macht.

So kam ADS zu Famly.

Daten rein, Daten raus

Was Famly für den ADS Grenzfriedensbund verändert hat, lässt sich in einem Satz zusammenfassen: Die Informationen, die vor Ort in den Einrichtungen eingegeben werden, kommen in der Geschäftsstelle an.

Famly ist eine Kita-Plattform, die den gesamten Alltag einer Einrichtung digital abbildet – von der Anwesenheit der Kinder über die Kommunikation mit Eltern bis hin zur Personalplanung. In den ADS-Kitas bedeutet das konkret: Eltern checken ihre Kinder morgens ein und zum Abholen wieder aus, Kita-Leitungen tragen Krankmeldungen und Abwesenheiten ein, Fortbildungen und Sicherheitsschulungen werden in den Mitarbeiterprofilen hinterlegt. Eltern werden über den Newsfeed informiert, erhalten Nachrichten direkt aufs Handy – und dank der integrierten Übersetzungsfunktion, die bei ADS besonders für arabischsprachige Familien ein Gamechanger war, auch in ihrer eigenen Sprache.

„Seitdem wir das haben, läuft die Kommunikation mit den Eltern in den verschiedensten Sprachen viel einfacher." - Christian Haack-Gutzeit

Das alles klingt zunächst nach einem Tool für die Kita-Leitung und das Team vor Ort. Und das ist es auch. Aber es ist gleichzeitig mehr – denn all diese Daten landen in derselben Plattform, die Christian und die Träger-Verwaltung jederzeit aufrufen können.

Wenn es in einer Einrichtung eng wird, kann die Personalsteuerung auf Trägerebene sofort eingreifen und ein flexibles Team entsenden. Wenn Behörden Nachweise anfragen, liefert Famly die Antwort. Wenn ein Zertifikat abläuft, ist das hinterlegt – mit Datum, mit Funktion, mit Verantwortlichkeit. Qualifikationsnachweise der Mitarbeitenden – Sprachfortbildungen, Brandschutzbeauftragte, Sicherheitsbeauftragte, Ersthelfer:innen – sind zentral abrufbar. Kein Aktenordner, der irgendwo in einer Einrichtung liegt. Kein Zertifikat, das unbemerkt abläuft.

Einfach genug, damit es wirklich funktioniert

Vor Ort in den Einrichtungen war Famly schnell angenommen – weil die Plattform schlicht nicht viel verlangt. Kein Handbuch, keine Schulungswoche, keine technische Vorerfahrung. Wer ein Smartphone bedienen kann, kommt mit Famly zurecht.

Für alle, die zunächst zögerten, begleitet ein dediziertes Onboarding-Team den Einstieg – mit persönlichen Ansprechpartner:innen und einem Help Center, das jederzeit zugänglich ist. Ziel ist nicht nur die Einführung, sondern dass Teams die Plattform wirklich nutzen und verstehen, warum.

Übersichtlichkeit ist die Voraussetzung dafür, dass Erzieher:innen im Gruppenalltag Daten eintragen, dass Kita-Leitungen Abwesenheiten pflegen, dass Qualifikationen hinterlegt werden – und dass all das am Ende auf Trägerebene als verlässliche Datenbasis ankommt.

Was bleibt

Mehr als zehn Jahre. 37 Einrichtungen. Fast 700 Mitarbeitende. Und ein Träger, der gelernt hat: Der Überblick kommt nicht von selbst. Er entsteht dort, wo Informationen konsequent erfasst, zentral gespeichert und jederzeit abrufbar sind.

Das ist keine Geschichte über eine App. Es ist eine Geschichte darüber, was möglich wird, wenn die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind – und was das für Träger bedeutet, die täglich Verantwortung für Dutzende von Einrichtungen tragen.