Erfolgsstory: Mittelhof e.V.

Der Träger

Der Mittelhof e.V. ist eine gemeinnützige Organisation in Berlin-Steglitz-Zehlendorf, die ihr eigenes Selbstverständnis mit einer Redewendung beschreibt: von der Wiege bis zur Bahre. Über 40 Einrichtungen gehören dazu, von Schwangerenberatung über Familienzentren, Jugendarbeit und ein Mehrgenerationenhaus bis zur Pflege von Angehörigen. Mittendrin: 14 Kindertagesstätten, von kleinen Häusern mit 25 Kindern bis zu großen mit über 100 Kindern, und mit pädagogischen Konzepten, die sich kaum zwei Häuser teilen. Montessori-Pädagogik hier, tiergestützte Pädagogik dort, Mehrsprachigkeit von Deutsch-Griechisch bis Französisch-Deutsch, altersgemischte und altershomogene Gruppen nebeneinander.

Philipp Rahn leitet seit Juni 2025 den Bereich Kindertagesstätten, nach vier Jahren als pädagogische Fachberatung beim Mittelhof e.V., und Yael Neumann hat die Einführung der Famly Kita-App über die vergangenen Jahre mitgestaltet und bringt eigene Erfahrungen aus einer früheren Leitungstätigkeit mit einem anderen digitalen System mit.

Wie der Mittelhof e.V. zu Famly kam

Der Anstoß kam nicht aus einer akuten Krise, sondern aus einem Selbstverständnis. Der Mittelhof e.V. verstand sich schon immer als progressiver Träger, und für Philipp Rahn gehörte zu dieser Haltung auch ein bewusster Blick auf Digitalisierung: nicht als Trend oder Selbstzweck, sondern zweckbestimmt eingesetzt, um echte Abläufe zu verbessern.

Vor Famly lief ein Großteil der Abstimmung analog oder per E-Mail, sowohl innerhalb der einzelnen Häuser als auch zwischen den Kitas und dem Fachbereich. Es war kein einzelnes akutes Problem, das die Entscheidung antrieb, sondern die Frage, was an Klarheit gewonnen werden könnte, wenn man diese Wege bewusst neu denkt.

Die Einführung der App

Bevor alle 14 Häuser folgten, stand eine einzelne Pilot-Kita am Anfang. Philipp Rahn ließ das Team und die Eltern die Erfahrung per Fragebogen bewerten, das Ergebnis fiel eindeutig positiv aus, und damit war der Weg für die flächendeckende Einführung frei.

Was folgte, war ein Prozess über etwa 18 Monate. Jedes Haus bekam einen eigenen Ablauf: Elterninfoabend, Teamsitzung, Gespräch mit der Leitung. Parallel mussten Philipp Rahn und Yael Neumann gemeinsam mit IT und Haustechnik Fragen lösen, die mit Pädagogik zunächst wenig zu tun hatten: In manchen Gebäuden sorgten Stahlträger für schlechten WLAN-Empfang, in modernen Neubauten reichte dagegen ein einzelner Repeater. Für die Check-in-Terminals mussten teilweise neue Stromanschlüsse verlegt werden und Konfigurationsprofile für die Tablets entstanden in gemeinsamen Sitzungen mit der IT, Gerät für Gerät.

Vielfalt ist bei Mittelhof e.V. das Prinzip

Buchhaltung, Personalverwaltung und Betreuungsverträge werden beim Mittelhof e.V. weiterhin über jeweils eigene, bereits etablierte digitale Systeme abgebildet. Famly ergänzt diese bestehende Systemlandschaft insbesondere für die Kommunikation und Organisation im Kita-Alltag. Für Philipp Rahn bildet die konzeptionelle Vielfalt der 14 Einrichtungen dabei einen wichtigen Ausgangspunkt, dem bei der Weiterentwicklung der bestehenden digitalen Strukturen differenziert und bedarfsgerecht Rechnung getragen werden soll.

Vereinheitlichung war für den Mittelhof e.V. daher nicht der auserwählte Weg, sondern eine Software, die genug Spielraum lässt, damit 14 grundverschiedene Häuser trotzdem unter einem Dach arbeiten können.

Yael Neumann bringt es auf den Punkt:

Vertrauen entsteht durch Transparenz

Ein besonders intensiv bewegtes Thema bei der Einführung war der Datenschutz. Dabei zeigte sich, dass mit der digitalen Verarbeitung von Daten teilweise andere Fragen, Anliegen und Sorgen in den Vordergrund treten und bestehende Perspektiven auf Datenschutz neu ausgehandelt werden müssen. Yael Neumann beobachtet diese Verschiebung bis heute mit Interesse und sieht darin einen wichtigen Anlass, Fragen des Datenschutzes transparent zu machen und gemeinsam ein zeitgemäßes Verständnis für den verantwortungsvollen Umgang mit Daten zu entwickeln.

Der Mittelhof e.V. begann deshalb nicht mit pauschalen Ansagen an alle Teams, sondern mit Gesprächsangeboten für diejenigen, die konkret besorgt waren. Daraus entstandene Fragen und Anliegen wurden mit dem externen Datenschutzbeauftragten rückgekoppelt, dessen juristische Sprache Philipp Rahn Stück für Stück in eine Form übersetzte, die Teams und Eltern tatsächlich einordnen konnten. Datenschutzvereinbarung und Einwilligungserklärung wurden überarbeitet und offen besprochen, statt sie einfach nur zur Unterschrift vorzulegen.

Ein Prinzip zieht sich durch die gesamte Herangehensweise: Datensparsamkeit als tägliche Praxis, nicht als Paragraph. Es müssen nicht hunderte Fotos im Wochenbericht geteilt werden, sondern eine adäquate Anzahl guter Bilder reicht vollkommen aus, oder wenn zum Beispiel ein Foto vom Morgenkreis an alle Eltern gehen soll, fragt Philipp Rahn heute nicht nach der Vorschrift, sondern, ob wirklich der Vorname des Kindes dabeistehen muss. Für ihn liegt die Verantwortung für die rechtskonforme Ausgestaltung des Datenschutzes klar beim Träger. Eine verantwortungsbewusste und praxistaugliche Umsetzung kann jedoch nur in kontinuierlicher Rückkopplung mit den pädagogischen Teams gelingen.

Eine App als digitale Brücke

An einem Standort teilt sich eine Kita das Gelände mit einem Familienzentrum, das inzwischen einen eigenen Zugang zur Famly-Plattform hat, um Veranstaltungen direkt digital an die Elternschaft zu kommunizieren, anstatt Zettel auszuhängen. Ein zweites Familienzentrum zieht demnächst an einen Standort mit zwei weiteren Mittelhof e.V. Kitas und soll ebenfalls in die Plattformnutzung eingebunden werden.

Auch ein kurzer Jahresrückblick zum Ende des Kitajahres 2025 erreichte inzwischen alle Familien über einen einzigen Kanal statt über 14 separate.

Wie viel die Nutzung der App zur Kommunikation ausmachen kann, zeigte sich insbesondere bei einem Stromausfall zum Jahresbeginn 2026. Philipp Rahn saß an einem Wochenende abends zu Hause, als die Meldung kam. Normalerweise hätte das bedeutet, jede Kita-Leitung einzeln zu informieren, Haus für Haus, und die Rückmeldungen genauso einzeln wieder einzusammeln.

Aus Zögern wird Begeisterung

Nicht jede Umstellung beim Mittelhof e.V. war technisch, manche war auch menschlich. Eine Kollegin aus einem der Häuser, kurz vor der Rente, tat sich zu Beginn schwer mit der Bedienung, fand dann aber ihre ganz eigene Begeisterung daran.

Genau dieser Umschwung zählt für Philipp Rahn am meisten: nicht die Technik an sich, sondern der Moment, in dem sie tatsächlich Arbeit abnimmt, statt neue zu schaffen.

Was bleibt

Für die tägliche Arbeit hat sich die Übersicht seit Jahren spürbar verändert. Wer morgens aus dem Fachbereich Kita ins Büro kommt, sieht auf einen Blick, wie viele Kinder da sind und wie viele abgemeldet oder krank sind, statt es zusammentelefonieren zu müssen. Auch die trägerweite Kommunikation, wie zum Beispiel beim Stromausfall oder im Jahresrückblick, ist beim Mittelhof e.V. längst etablierte Praxis und kein Pilotprojekt mehr. Eine Zahl wollen Philipp Rahn und Yael Neumann künftig trotzdem gerne noch genauer im Blick behalten: ob sich das auch direkt in weniger Verwaltungsanrufen zu Verträgen und Vollmachten niederschlägt.

Die Geschichte des Mittelhof e.V. ist am Ende keine Geschichte über eine Kita-App - es ist eine Geschichte darüber, wie ein Träger mit 14 bewusst unterschiedlichen Häusern trotzdem eine gemeinsame Sprache findet, ohne dass eine Seite ihre Eigenheit aufgeben muss.