Erfolgsstory: Kinderkrippe Goldschatz

Die Kinderkrippe Goldschatz in Regensburg ist seit 2024 mit einem klaren Konzept unterwegs: partizipative Pädagogik, volle Transparenz für Familien und digitale Prozesse, die dem Team Zeit für die Kinder geben. Seit der Gründung arbeitet die Einrichtung mit Famly und hat damit bewusst auf analoge Strukturen verzichtet.

Eine Einrichtung mit klarer Haltung

Goldschatz betreibt zwei Standorte in Regensburg: die Kinderkrippe Goldschatz und seit 2025 die Kinderkrippe Polarstern.Insgesamt werden rund 36 Kinder betreut: 12 Kinder in der Kinderkrippe Goldschatz und 24 Kinder in zwei Gruppen im Standort Polarstern. Pro Gruppe arbeiten drei bis vier pädagogische Fachkräfte. Das Team versteht die Einrichtung als Dienstleistung mit Bildungsauftrag und arbeitet bewusst unternehmerisch. Als erster privater Betreiber nach 20 Jahren in Regensburg hat Goldschatz mehr Gestaltungsspielraum als bei großen Trägern und nutzt diesen konsequent.

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Die pädagogische Grundhaltung ist klar: Kinder sollen selbstbestimmt leben dürfen. Sie entscheiden mit, was sie anziehen, essen oder ob sie schlafen möchten. Das Team spricht hier von schwarzer Pädagogik, wenn Kindern diese Mitbestimmung verwehrt wird. Diese Haltung prägt den Alltag und zeigt sich auch im Umgang mit Familien: transparente Kommunikation, keine geschlossenen Türen. Die Familie kann über die App jederzeit sehen, was passiert. Es läuft nicht nach dem Motto: „Gib ein Kind bei uns ab und die Tür geht zu und wir sehen uns irgendwann am Abend wieder."

Besonders ist die internationale Ausrichtung. Viele Familien kommen aus Japan, Indien oder anderen Ländern, oft für einige Jahre beruflich in Regensburg. Für sie ist digitale Kommunikation Standard. „Die sind hell auf begeistert, dass sie gefühlt auch in Deutschland diese Möglichkeit haben", beschreibt das Team die Reaktion. Für viele internationale Familien ist Famly kein nettes Extra, sondern eine Erwartung, die in ihren Heimatländern längst erfüllt wird.

Von Anfang an digital aufgestellt

Schon bei der Gründung war klar: Die Einrichtung soll digital aufgestellt sein. Nicht aus Selbstzweck, sondern um Zeit zu gewinnen. „Unser Ziel ist es, die Digitalität so für uns zu nutzen, dass wir wieder mehr Zeit haben für das, was eben wirklich wichtig ist, eben die Kinder", erklärt das Team. Auch die pädagogischen Fachkräfte sollen nicht ausbrennen.

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Das Team hat sich wochenlang verschiedene Plattformen angeschaut, Demo-Accounts angelegt und getestet. Entscheidend war nicht der Funktionsumfang allein, sondern die Frage: Ist das System verständlich genug, dass alle damit arbeiten können? „Kann ich das System den Kollegen und den Eltern guten Gewissens in die Hand geben?" Der erste Eindruck musste stimmen, die Handhabung intuitiv sein.

Ein weiterer wichtiger Punkt: möglichst wenig Insellösungen. Statt mit 15 verschiedenen Tools zu jonglieren, sollte eine Plattform möglichst viele Prozesse abdecken. „Wir wollen nicht digital sein, um uns dann im Hintergrund noch eine Bürokratie und eine Verwaltung aufzubauen. Dann haben wir das Ziel nicht erreicht." Famly erfüllte diese Anforderung: Zeiterfassung, Kommunikation, An- und Abwesenheiten, Krankmeldungen, Zahlungen. Alles in einem System.

Am Ende überzeugte die intuitive Bedienung: Man kann einfach und schnell damit arbeiten, ohne technische Vorkenntnisse mitbringen zu müssen.Vieles ist selbsterklärend. Das Team nutzte das Onboarding nicht intensiv, weil es technisch affin ist, aber genau das schätzt es: Famly verlangt kein spezielles Vorwissen.

Alltag ohne Zettelwirtschaft

Im Alltag bedeutet das: Keine Anrufliste am Morgen, keine manuellen Anwesenheitslisten, keine Zettel mehr. „Früher war ich morgens um 7:30 Uhr damit beschäftigt, zehn Anrufe anzunehmen, nur um zu erfahren, wer kommt und wer nicht." Heute melden Familien ihre Kinder über die App krank oder ab. Das Team sieht auf einen Blick, wer da ist und wer fehlt.

Nachrichten gehen direkt über Famly raus. Push-Benachrichtigungen erreichen die Familien sofort. „Wenn wir eine Nachricht verschicken, sehen wir sofort: 34 Familien haben sie innerhalb der nächsten 15 Minuten gelesen." Diese Reaktionsgeschwindigkeit zeigt, wie aktiv Familien die App nutzen.

Besonders geschätzt wird die Übersetzungsfunktion. Viele Familien sprechen kein oder wenig Deutsch. Über Famly können sie in ihrer Sprache schreiben, das Team antwortet auf Deutsch. Die App übersetzt automatisch. „Das gibt beiden Erziehungspartnern die Sicherheit, dass man verstanden wird. Wir verstehen die Anliegen der Eltern, und sie verstehen, was wir ihnen mitteilen." Das Team ergänzt: „Das Tolle ist, dass wir dadurch keine Elternteile ausschließen. Das gibt beiden Erziehungspartnern einfach die Sicherheit, dass man verstanden wird.“

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Ohne dieses Feature wäre die Zusammenarbeit mit internationalen Familien deutlich komplizierter. Auch die Einstellung neuer Fachkräfte wird einfacher: Perfektes Englisch ist keine Voraussetzung mehr. Wenn Unsicherheit besteht, schreibt das Team einfach in Famly. Die Übersetzung übernimmt die App.

Ein weiterer zentraler Punkt: die integrierte Zahlungsabwicklung. Beiträge werden automatisch eingezogen, Rechnungen erstellt. Das gibt mir ein sicheres Gefühl. "Ich weiß, dass alles passt, wie es läuft." 

Transparenz, die ankommt

Über den Newsfeed in Famly sehen Familien, was in der Einrichtung passiert. Fotos vom Morgenkreis, Hinweise auf Ausflüge, Informationen zum Tagesablauf. Diese Offenheit wird unterschiedlich aufgenommen. Bei internationalen Familien ist die Reaktion eindeutig: Für viele ist digitale Kita-Kommunikation Standard, in Japan oder Indien längst etabliert. „In solchen Ländern ist das diskussionslos. Die Frage, ob das in Ordnung ist, gibt es nicht."

Deutsche Familien sind anfangs manchmal zurückhaltender, weil es neu ist. „Am Anfang war schon ein bisschen Zurückhaltung erkennbar. Auch da sehe ich den Grund darin, weil es einfach was Neues ist." Aber sobald sie sehen, wie einfach die App funktioniert, verschwindet die Skepsis meist schnell. „Wenn man den Eltern dann die App zeigt und einmal sagt, schaut mal her, ihr könnt euer Kind hier krank melden, ihr könnt euch abmelden, ihr könnt den Newsfeed verfolgen – da ist die Begeisterung auch einfach unermesslich vorhanden."
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Das Team pflegt auch die Mahlzeiten in den Plan ein, sodass Familien sehen können, was es zum Essen gibt. Das Essen bezieht Goldschatz über einen biozertifizierten Caterer aus Regensburg, der täglich frisch kocht. Das Obst kommt aus dem bayerischen Wald, frisch von der Ernte. Auch wenn die Essensbuchungsfunktion aufgrund der bayerischen Fördervorgaben nicht genutzt wird, schätzen Familien die Transparenz über den Speiseplan.

Team und Familien ziehen mit

Für neue Fachkräfte ist Famly mittlerweile Teil des Arbeitsalltags. „Im Vorstellungsgespräch war das Interesse schon von Anfang an sehr groß, weil es einfach was Neues ist." Die Software ermöglicht es, dass alle auf demselben Stand sind, ohne ständige Rückfragen. „Jeder kann sich sofort über die Family App den aktuellen Stand abholen, ohne großartig nachfragen zu müssen."

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Die Mitarbeitenden lieben es, mit Famly zu arbeiten. Es ist einfach, es ist schnell, es ist transparent. Auch der Support wird geschätzt: „Diese Freundlichkeit und dass einem wirklich immer weitergeholfen wird", schätzt das Team besonders. Der Support ist wertfrei, schnell und kostet nichts extra.

Heute wird Famly gleich beim Elternabend vorgestellt. Neue Familien kommen so direkt ins System, ohne große Einstiegshürde. 

Mehr als nur ein Tool

Famly ist bei Goldschatz kein Projekt mehr, sondern Normalität. Das System nimmt administrative Aufgaben ab, schafft Übersicht und ermöglicht Transparenz für das Team und für Familien. Die Zeitersparnis ist spürbar, die Kommunikation läuft flüssiger, und gerade die Übersetzungsfunktion macht den Unterschied in einer internationalen Elternschaft.

„Einfach und schnell digital werden", fasst das Team zusammen. Und genau das ist der Punkt: Man muss kein absoluter Profi sein, um in die digitale Welt einzusteigen. Mit Famly erhält man im Hintergrund ein großes Paket, wo sehr viel schon digital abgebildet werden kann, ohne dass es im ersten Schritt bewusst ist.

Was bleibt, ist ein Alltag, in dem mehr Zeit für die Kinder da ist, weil Papierkram und Telefonlisten nicht mehr im Weg stehen. Das Team kann sich auf das konzentrieren, worum es eigentlich geht: die Kinder und ihre Entwicklung. Genau das war das Ziel – von Anfang an.