27/8/2025
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With Famly since
Warum digitale Kita-Software?
Hand aufs Herz: Verwaltung und Papierkram nehmen in Kitas viel Zeit weg. Viele Leitungen und Teams greifen deshalb zu digitalen Helfern. Ob Elternbriefe, Dienstpläne oder Entwicklungsdokumentationen – vieles lässt sich mit einer Kita-App einfacher erledigen. Gerade in Zeiten, in denen Fachkräfte knapp und oft überlastet sind, können digitale Tools Abläufe vereinfachen und Freiräume schaffen.
Markt und Trends 2025
Dynamik und Wachstum
Der Markt wächst schnell: Innerhalb weniger Jahre hat sich die Zahl der Kita-Apps verdoppelt. Neben großen Komplettlösungen drängen viele kleine Anbieter auf den Markt. Das sorgt für Vielfalt, macht die Auswahl aber auch unübersichtlicher.
Komplettlösung vs. Einzellösung
Es gibt Apps, die sich nur auf einen Bereich spezialisieren – zum Beispiel reine Kommunikations-Apps oder Dokumentationstools. Andere bieten das Komplettpaket: Von Elternkommunikation über Abrechnung bis hin zum Dienstplan. Beides hat Vor- und Nachteile: Spezialisierte Apps sind oft tiefer in einem Bereich, All-in-One spart den ständigen Wechsel zwischen Programmen.
Risiken und Datenschutz
Datenschutz bleibt ein Knackpunkt. Manche Studien haben bei Kita-Apps sogar Sicherheitslücken entdeckt, bei denen Daten frei zugänglich waren. Deshalb gilt: Frag genau nach, wo die Daten liegen, wer Zugriff hat und ob es eine klare Vereinbarung zur Datenverarbeitung gibt. Klingt trocken, ist aber wichtig.
The big ideas
All-in-One, Einzellösung oder Eigenbau?
All-in-One-Lösungen
Vorteile: Alles an einem Ort, weniger Doppelarbeit, leichter zu überblicken.
Nachteile: Die Einführung kostet vielleicht etwas mehr Zeit. Apps wie Famly sind aber so intuitiv zu bedienen, dass man sich rasch an die neue Benutzeroberfläche gewöhnt hat.
Einzellösungen
Vorteile: Hoch spezialisiert, oft sehr detailliert in einem Bereich.
Nachteile: Du brauchst mehrere Programme parallel, Daten müssen mehrfach gepflegt werden.
Eigenbau mit Excel & Co.
Manche Kitas arbeiten immer noch mit Excel, WhatsApp-Gruppen oder E-Mails. Klingt erst mal praktisch – hat aber Tücken: Datenschutzprobleme, Fehleranfälligkeit und viel manueller Aufwand.
Praxis-Checkliste: So findest du die passende Kita-App
Diese Checkliste hilft dir, den Überblick zu behalten:
- Bedarfe klären: Schreib dir auf, was ihr wirklich digital braucht – z. B. Dienstplan, Abrechnung, Entwicklungsdokumentation.
- Datenschutz: Wo liegen die Daten? Welche Verträge gibt’s dazu? Brauchen Eltern eine Einwilligung?
- Testphase: Probiere die App im Alltag aus. Import von bestehenden Daten spart Nerven.
- Support: Gibt’s Schulungen? Ist jemand erreichbar, wenn mal was hakt?
- Integration: Spielen Dienstplan, Abrechnung und Portfolio zusammen? Lassen sich Exporte erstellen?
- Zukunftssicherheit: Wird die App aktiv weiterentwickelt? Hat der Anbieter Referenzen?
- Kosten: Rechne nicht nur die Lizenz, sondern auch Geräte, WLAN und Co. ein.
Digitale Medien in der Kita – Rechte und Pflichten
Digitale Tools können die Zusammenarbeit mit Familien erleichtern – zum Beispiel durch Übersetzungen oder Vorlesefunktionen. Gleichzeitig gilt: Fotos oder Videos gehören gut geschützt. Eine schriftliche Einwilligung der Eltern ist bei Kommunikations-Apps Standard. Und: Weniger ist manchmal mehr. Zu viele Berichte können Eltern ins „Helikopter-Modus“ bringen – was der Selbstständigkeit der Kinder nicht guttut.
Wie Famly in dieses Bild passt
Famly ist eine dänische All-in-One-Lösung mit Hauptsitz in Kopenhagen und einem Standort in Berlin. Bereits über 7000 Kitas vertrauen der Kita-Software, davon über 1000 im deutschsprachigen Raum.
Die App deckt gleich mehrere Bereiche ab:
- Kommunikation: Digitale Pinnwand, Nachrichten, Kalender – alles an einem Ort, mehrsprachig und ohne WhatsApp-Umwege.
- Organisation: Gruppenlisten, Check-in/out, Essens- und Schlafzeiten, integrierter Dienstplan und Arbeitszeiterfassung.
- Abrechnung: Verwaltung von Beiträgen, Essensgeldern und Rechnungen mit Export für die Buchhaltung.
- Team: Verwaltung von Personaldaten, Urlaubsanträgen, Abwesenheiten und Arbeitszeitnachweisen.
- Dokumentation: Digitale Portfolios, Beobachtungsbögen und Entwicklungsberichte inklusive Fotos und Videos.
Kurz gesagt: Famly folgt dem Trend zu integrierten Lösungen, verbindet Verwaltung mit Pädagogik und erleichtert die Zusammenarbeit mit Familien. Und das alle mit einem stichfesten Datenschutzkonzept.
Nächste Schritte
Der Kita-App-Markt 2025 ist bunt und in Bewegung. Digitale Lösungen können dir helfen, Zeit zu sparen und Ressourcen besser einzusetzen – wenn Datenschutz und Qualität stimmen.
Nächste Schritte für dich und dein Team:
- Schreib dir auf, welche Prozesse ihr digital abbilden wollt.
- Schau dir zwei bis drei Lösungen an und vergleiche Funktionen, Datenschutz und Kosten.
- Starte eine Testphase – und bezieh dein Team und die Eltern mit ein.
- Checke Verträge, Serverstandort und Sicherheit.
- Führe die App Schritt für Schritt ein und plane Schulungen.
- Zieh nach ein paar Monaten Bilanz: Bringt die App euch wirklich Entlastung?
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