Weniger Papierkram, mehr Barfußpfad

In Johannisthal (Berlin) liegt eine ganz besondere Kita. In einer alten Villa mit übergroßem Sandkasten, Kneippbecken, Barfußpfad und Kräuterbeet betreut das Team der „Die Wilden Knallerbsen“ rund 110 Kinder – aufgeteilt auf zwei Häuser, das größere mit Kneipp-Zertifizierung, das kleinere angelehnt daran. Hier wird jeden Tag frisch gekocht, die Kinder schlafen bei bis zu minus fünf Grad draußen, und jede Gruppe verbringt einmal pro Woche ihren festen Waldtag – bei jedem Wetter. Die Natur ist hier kein Extra, sondern der Ausgangspunkt für alles.

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Und trotzdem gehört ein digitales Tool wie Famly inzwischen ganz selbstverständlich zum Alltag. Denn wenn man weniger Zeit mit Zetteln, Telefonaten und Excel-Tabellen verbringt, bleibt mehr Raum für das, worum es eigentlich geht: Kinder, Begegnungen, Entwicklung. Der Weg dorthin begann – wie bei vielen Einrichtungen – mit einer Krise.

„Wir wollten eigentlich umbauen, und dann kam Corona“, erinnert sich Sandra. Sie ist im Leitungsteam und für die Verwaltung und Finanzen zuständig. „Wir saßen zu Hause, hatten keine Unterlagen, niemanden, den wir erreichen konnten. Das hat mich so frustriert, dass ich einfach angefangen habe zu googeln.“ Die Suche führte sie zu Famly. Heute ist klar: Es war die richtige Entscheidung.

Digitale Entlastung in einem analogen Alltag

Maria ist die pädagogische Leiterin bei den Wilden Knallerbsen und ist von Famly überzeugt: „Die administrativen Tätigkeiten der Erzieher:innen werden laufend mehr. Das ist kaum noch zu schaffen. Die Arbeit am Kind wurde weniger möglich. Dank euch ist alles komprimierter, schneller, effizienter, rasanter, sinnvoller – das macht so einen Spaß.“

Und zwar in nahezu allen Bereichen. Besonders deutlich wird das bei der Kommunikation mit den Familien. Was früher auf dem schwarzen Brett landete oder beim Abholen persönlich überbracht werden musste, geht heute direkt aufs Handy – schnell, zuverlässig, nachvollziehbar. „Früher mussten wir versuchen, die Eltern beim Abholen abzufangen, um sie an etwas zu erinnern oder ihnen die neuesten Updates mitzuteilen – jetzt schreibt man mal schnell eine Nachricht. Das ist um Längen einfacher“, so die Geschäftsführerin Katja.

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Auch Erinnerungen kommen nun rechtzeitig an. Für Sandra ein wichtiger Vorteil von Famly: „Wenn wir den Familien früher jeweils Bescheid gesagt haben, dass sie ihre Kinder heute aufgrund einer Teamsitzung früher abholen sollen, war der Garten um 16 Uhr trotzdem raketenvoll. Jetzt klappt’s auf einmal.“ Ein weiteres Beispiel: Eltern, die morgens keine Zeit haben, einen Zettel zu lesen oder sich etwas zu merken. „Die Eltern kommen mit 1000 Gedanken zur Kita. Dank Famly können sie sich später zu Hause hinsetzen, nochmal in Ruhe alles durchlesen. Das hilft enorm.“

Selbst die Kinder sind längst Teil des Systems. Jeden Morgen melden sie sich selbstständig über den Famly-Anmeldebildschirm im Eingangsbereich an – mit einem PIN-Code. Ein Highlight für die Kinder, meint Maria: „Das mögen die Kleinen total. Touchscreen, PIN eingeben – das beherrschen sie spielend. Sie fühlen sich dadurch auch ernst genommen.“ Auch das Versenden von Fotos ist Teil des Alltags geworden. „Wenn ein Kind etwas gebaut hat, heißt’s sofort: Mach bitte ein Foto und schick es Mama. Die Kinder wissen ganz genau, dass das jetzt in die App geht.“

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Für das Team bedeutet Famly nicht nur Entlastung in der Kommunikation, sondern auch mehr Kontrolle und Übersicht bei organisatorischen Abläufen – etwa bei Krankmeldungen, Urlaubsplanungen oder der Rechnungsstellung, was gerade für Sandra ein wichtiger Aspekt ist: „Früher war’s Excel. Ich war jeden Monat mit Außenständen konfrontiert. Jetzt sehen die Eltern ihre offenen Beträge direkt – fett rot markiert. Und sie bekommen automatische Erinnerungen. Das hat Wirkung gezeigt.“

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Auch Krankmeldungen laufen heute digital – ohne dass ständig im Büro das Telefon klingelt. „Früher haben Eltern angerufen: ‚Mein Kind ist krank‘. Heute machen sie das einfach selbst – über die App. Und wir sehen es sofort“, erzählt Maria. Für das Team bedeutet das mehr Ruhe – und mehr Zeit für die Kinder. Aber auch mehr Transparenz. „Man erreicht die Eltern besser. Und man hat es dokumentiert. Nicht nur gefühlt, sondern nachgewiesen“, so Katja.

Einfache Einführung – und echte Begeisterung im Team

Die Einführung von Famly verlief unkompliziert. Zwar gab es ein paar Eltern, die sich anfangs schwerer taten – „aber bei 109 Kindern waren es zwei. Und die sind dann auch mitgezogen.“ Heute wird Famly gleich beim Elternabend vorgestellt, inklusive Screenshots und kurzem Leitfaden. Neue Eltern kommen so direkt ins System – ohne große Einstiegshürde.

Überhaupt ist die App im gesamten Team sehr beliebt: „Wir haben im Bekanntenkreis Leute, die in anderen Kitas arbeiten. Wenn wir erzählen, wie wir das machen, sagen viele: Das hätten wir auch gern. Uns hat das wirklich viel, viel Zeit geschenkt.“ Natürlich gibt es noch viele analoge Momente im Alltag – aber Famly sorgt dafür, dass die digitalen Aufgaben keine zusätzliche Belastung sind.

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Und das ist besonders wichtig, wenn man eine Kita leitet, in der Naturerleben und Selbstständigkeit im Mittelpunkt stehen. Hier wird täglich gewandert, gebuddelt, gekocht und bis zu dreimal pro Woche ins Kneippbecken gestiegen – da ist keine Zeit für stundenlange Verwaltungsarbeit. Auch kein Platz für Formulare, die mehrfach ausgefüllt werden müssen.

„Früher haben wir gesagt: Machen wir morgen. Oder am Nachmittag. Jetzt machen wir’s direkt. Und dann haben wir mehr Zeit für das, worum’s eigentlich geht.“ – Sandra

Wer durch den Garten der Wilden Knallerbsen läuft, sieht Kinder mit matschigen Hosen, Kräuter in kleinen Händen, ein Barfußpfad voller Leben. Und hinter all dem ein Team, das seinen Alltag gut im Griff hat. Weil Famly nicht die Arbeit ersetzt – sondern möglich macht.

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