Fallstudie: educcare & Kita Ratzfatz

Die Einrichtung

educcare ist ein bundesweit anerkannter freier Träger mit rund 50 Kindertagesstätten an Standorten von Köln bis Karlsruhe, von München bis Münster. Das pädagogische Konzept setzt auf individuelle Bildung, Partizipation und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Fachkräften und Familien. Viele Einrichtungen arbeiten nach dem Prinzip der offenen Pädagogik – Kinder bewegen sich frei durch das Haus, Gruppen sind keine festen Silos.

Eine dieser Einrichtungen ist die Kita Ratzfatz in Friedrichshafen am Bodensee. 20 Mitarbeitende, vier Gruppen auf dem Papier, im Alltag ein offenes Haus, in dem Kinder ihren eigenen Weg gehen dürfen. Tom Newmarch leitet die Kita seit fast einem Jahr. Famly ist seit seiner Ankunft sein wichtigstes Arbeitsinstrument – und seit Oktober 2025 auch das Tool, mit dem er die Dienstplanung seines gesamten Teams digital steuert.

Die Ausgangssituation

Tom Newmarch ist kein Theoretiker. Er ist gelernter Erzieher, hat in verschiedenen Gruppenformen gearbeitet, bevor er 2018 den Schritt in die stellvertretende Leitung wagte. Drei Jahre später übernahm er sein erstes eigenes Haus – mitten in der Pandemie, in Köln, ohne digitale Infrastruktur und ohne die Kinder, das Team oder die Eltern zu kennen.

Was folgte, war ein Crashkurs in allem, was schiefgehen kann, wenn Koordination auf analogen Wegen läuft. An seinem ersten Wochenende als Leitung arbeitete er samstags und sonntags, abwechselnd in Kontakt mit Eltern, Mitarbeitenden und der Stadtverwaltung.

educcare und Famly: Eine Plattform, viele ungenutzte Potenziale

Famly war kein neues Gesicht in der Kita Ratzfatz. Die App lief, das Team nutzte sie, die Eltern waren vertraut damit. Was noch fehlte, war eine Leitung, die gezielt fragt: Was kann diese Plattform noch – und was nutzen wir davon noch gar nicht?

Tom tat genau das. In wöchentlichen Onboarding-Meetings mit Christoph Horand – educcares internem Famly-Experten – arbeitete er sich systematisch durch die Möglichkeiten der Plattform. Nicht als Pflichtübung – sondern als das, was er selbst als „Hausaufgaben“ bezeichnete: Jede Woche nahm er etwas mit, probierte es aus, gab Feedback.

Das Problem: Excel kann nicht mitdenken

20 Mitarbeitende, vier Gruppen, ein offenes pädagogisches Konzept, in dem sich Kinder frei durch das gesamte Haus bewegen. Dazu gesetzliche Pausenregelungen, ein Betreuungsschlüssel, der jederzeit stimmen muss, und die tägliche Realität spontaner Krankmeldungen.

Bis dahin lief die Planung über Excel. Und obwohl Tom darin geübt war, wusste er: Das System ist fehleranfällig. Fehler in der Dienstplanung sind nicht nur ineffizient – sie sind ein rechtliches Risiko. Pausenregelungen, Mindestbesetzung, Betreuungsschlüssel nach Qualifikation: Das alles sind gesetzliche Vorgaben, die eine Kita-Leitung jederzeit einhalten und im Zweifel auch nachweisen muss.

Die Lösung: Dienstplanung, die mitdenkt

Im Oktober 2025 aktivierte Tom das Famly-Dienstplan-Feature für die Kita Ratzfatz. Heute beschreibt er es als eine der wirkungsvollsten Veränderungen in seiner Arbeit als Leitung.

Was sich konkret verändert hat: Das System erkennt automatisch, wenn Pausenzeiten nicht eingehalten werden, Schichten fehlen oder die Wochenarbeitszeit nicht aufgeht. Bei einer Krankmeldung erscheint sofort eine Meldung über offene Schichten und drohende Engpässe beim Betreuungsschlüssel. Famly unterscheidet zudem zwischen Fachkraft, Ergänzungskraft und Unterstützungskraft und rechnet deren Einfluss auf den gesetzlichen Betreuungsschlüssel automatisch ein – ein Update, das Tom sofort als Gamechanger eingestuft hat.

Mitarbeitende melden sich über ihr eigenes Gerät krank – direkt in die App, als Push-Benachrichtigung bei der Leitung. Die erfassten Kinderzahlen fließen direkt in die jährliche Landesstatistik ein. Gleichzeitig nutzt Tom die Daten, um Stoßzeiten und schwache Besuchsphasen sichtbar zu machen.

Mehr Zeit für das, was wirklich zählt

Was sich auf den ersten Blick wie ein Effizienzgewinn in der Verwaltung liest, hat für Tom eine direkte pädagogische Konsequenz. Je weniger Zeit in Dienstplänen, Nachberechnungen und Koordinationsaufwand steckt, desto mehr bleibt für Mitarbeitergespräche, Entwicklungsbeobachtungen, Elternkontakte. Das ist kein Nebeneffekt – es ist der eigentliche Zweck.

Change Management: Das „Warum“ zuerst

Tom wäre kein guter Kita-Leiter, wenn er davon ausgehen würde, dass alle im Team digitale Neuerungen mit offenen Armen empfangen. Sein Ansatz ist klar: Nicht Anweisung, sondern Begründung.

Dieses Prinzip gilt auf allen Ebenen – von den Erzieherinnen, die vielleicht lieber ohne Tablet arbeiten würden, bis zu Kolleginnen in anderen Häusern, die noch zögern. Tom ist inzwischen intern eine Anlaufstelle für genau diese Fragen geworden: Christoph, educcares Famly-Ansprechpartner, verweist andere Leitungen im educcare-Verbund aktiv an ihn, wenn das Thema Dienstplanung aufkommt.

Fazit: Was Träger und Leitungen mitnehmen können

Die Geschichte der Kita Ratzfatz ist keine Geschichte über eine App. Sie ist eine Geschichte darüber, was passiert, wenn eine Kita-Leitung konsequent fragt: Wie kann ich mein Haus besser führen? Famly hat Tom dabei auf mehreren Ebenen unterstützt: bei der Compliance, der Effizienz, der Transparenz – und der Skalierbarkeit. Für Träger, die mehrere Standorte koordinieren und gleichzeitig gesetzliche Anforderungen, Personalplanung und Elternkommunikation im Griff behalten müssen, ist das keine Kleinigkeit. Es ist der Unterschied zwischen Verwalten und Führen.